Позвоните мне
Задать вопрос
Авторизация
Отзывы
29.04.2011
Компания ОАО "Особые экономические зоны",
Современный подход к автоматизации создания документированной системы управления организацией.
Как сократить время разработки и актуализации документированной системы управления в 2 раза?
Трудности при разработке документированной системы управления
Разработка нормативных документов – важная и очень трудоемкая задача. Количество проектов блок-схем, матриц ответственности, таблиц, отчетных документов и версий документации может достигать нескольких сотен вариантов. Их согласование требует участия многих подразделений, их сотрудников и руководителей. В результате, среднее время реализации проекта внедрения системы управления качеством занимает от 6 до 12 месяцев.
- • Какое количество организационных и технологических изменений происходит в вашей компании за такой период времени?
- • Сколько раз вам придется вносить изменения в разработанные ранее проекты нормативных документов, в их разделы?
Как результат, вы самостоятельно, вручную, раз за разом, пересматриваете ВСЕ проекты блок-схем, документов на актуальность и соответствие изменившейся организационной структуре. Раз за разом, на протяжении года.
Трудности сопровождения документированной системы управления организацией
Система управления организацией – живой организм. Разработанная система управления требует постоянного сопровождения, внесения корректировок, разработки новых процессов и процедур, контроля всех показателей ее функционирования.
Первый вариант, можно увеличить численность отдела качества и вручную вносить все организационные изменения в регламенты процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции, формы отчетных документов. Добавлять в них новые подразделения, должности сотрудников, их фамилии. Корректировать, корректировать и корректировать ….
Второй вариант – можно вообще ничего не корректировать, требовать выполнение требований сформулированных несколько лет назад. И каждый раз, испытывать ощущение унылости перед объемом работы, после очередного предложения: «Почему бы нам не внести корректировки в… ?».
И, наконец, третий вариант – испытывать удовольствие от того что вся система управления описанная тобой в документации соответствует существующей практики. Испытывать удовольствие от чувства независимости от всей непредсказуемости организационных изменений. Понимать, что внести корректировки и распечатать документы, или создать новый html – навигатор ты можешь «на лету», затратив на такую работу всего несколько часов.
Business Studio – система бизнес - моделирования созданная для поддержки полного цикла проектирования системы управления организации.
Система позволит решить задачи:
- Формализации бизнес – стратегии и контроля ее достижения,
- Моделирования и оптимизации бизнес – процессов,
- Моделирования организационной структуры и штатного расписания,
- Автоматизированной разработки регламентов и распространения среди сотрудников.
- сформировать самостоятельно в системе Business Studio;
- получить от сотрудника в виде файла Microsoft Word;
- просмотреть на корпоративном сайте компании, который Business Studio формирует автоматически.
2. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов
Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в ваше распоряжение предоставляются популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart). Начиная с третьей версии системы, поддерживается и нотация EPC (Event Driven Process Chain)
Система позволяет сформировать организационную структуру компании, штатное расписание, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму. Результаты формирования организационной структуры - Положения о подразделении, фиксирующие место подразделения в организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности. А также Должностные инструкции специалистов компании.
По созданной бизнес-модели Business Studio автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации: регламенты бизнес-процессов и процедур, положения о подразделениях, должностные инструкции.
Для обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:
- Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия. (Посмотреть образцы).
- HTML-навигатор. Пример. Это HTML-версия пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-навигатор позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.
Business Studio позволяет разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других).
| Этапы разработки и внедрения СМК | Реализация с помощью Business Studio |
| Разработка целей в области качества
| Формирование дерева целей и показателей их достижения.
Построение стратегической карты. |
| Идентификация и описание основных и вспомогательных процессов | Графическое описание процессов в нотациях IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart) и EPC (Event Driven Process Chain). Описание свойств процессов, включая определение Владельца, Исполнителей и Участников процесса. |
| Разработка показателей процессов | Разработка показателей и закрепление их за соответствующими процессами. |
| Разработка документации СМК | Автоматическое формирование Матриц ответственности, Руководства по качеству, Регламентов процессов, Должностных инструкций и Положений о подразделениях. |
| Ознакомление персонала с документацией |
Распространение документов:
в формате Microsoft Word;
в печатном виде;
в виде HTML-навигатора.
|
| Поддержание документации СМК в актуальном состоянии | Отражение изменений и переформирование документации. |
| Сбор результатов измерений |
Регистрация фактических значений показателей.
Оперативное внесение сообщений о несоответствиях, обнаруженных в результате проведения внутренних аудитов, мониторинга процесса, а также по претензиям потребителей или сотрудников подразделений.
Импорт из файлов в формате MS Excel.
|
| Планирование и проведение внутренних аудитов | Планирование аудитов, регистрация результатов их проведения и формирование отчетов. |
| Анализ данных |
Анализ текущих значений показателей и динамики их изменений.
Построение гистограмм для получения наглядного представления о динамике процесса.
Построение контрольных карт, позволяющих отслеживать состояние процесса во времени.
Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения по методике FMEA с применением диаграммы Исикавы.
|
| Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий | Регистрация разработанных мероприятий и построение планов корректирующих и предупреждающих действий.
|
| Улучшение | Осуществление в цикле сбора информации, ее анализа и выработки решения для оптимизации процессов и улучшения системы управления компанией в целом и частности системы менеджмента качества. |
| Подготовка к сертификации и сертификация | Возможность оперативно предоставить аудитору актуальной информации непосредственно в Business Studio или HTML-навигаторе. |
Обращайтесь по вопросу бесплатной презентации программ в вашем офисе:
+ 7 (499) 499-72-91,
или заполните форму ниже:
